Automatisierung ohne IT-Abteilung: Wie Fachabteilungen eigene Workflows bauen

Es gibt einen Satz, den ich in Beratungsgesprächen häufiger höre als jeden anderen: "Das müssen wir mit der IT abstimmen." Gemeint ist meist: Das wird Monate dauern, vielleicht Jahre, vielleicht passiert es nie. Denn die IT hat keine Kapazität. Sie kämpft mit Wartung, Security, Infrastruktur, Datenschutz und den laufenden Anfragen aus allen anderen Abteilungen.

Das ist keine Kritik an der IT. Es ist eine strukturelle Realität der meisten Mittelstandsunternehmen. Und sie hat eine direkte Konsequenz: Wenn jede kleine Automatisierung über die IT-Abteilung laufen muss, bleibt die überwiegende Mehrheit der Automatisierungspotenziale ungenutzt.

Die gute Nachricht: Das muss nicht so bleiben.

Was Citizen Development bedeutet

Citizen Development ist der Begriff dafür, wenn Fachanwender eigene digitale Lösungen bauen, ohne Programmierkenntnisse, ohne Entwicklerstunden. Die Werkzeuge dafür sind in den letzten Jahren drastisch besser geworden.

n8n, Make (früher Integromat) oder Microsoft Power Automate erlauben es, Workflows zu automatisieren, die früher Entwicklerarbeit erfordert hätten. Daten aus einem Formular automatisch in eine Tabelle schreiben und gleichzeitig eine Benachrichtigungs-E-Mail verschicken, das ist heute für jemanden ohne Programmierkenntnisse in ein bis zwei Stunden umzusetzen.

Das sind keine Spielzeuge. Unternehmen wie Siemens, Bosch und SAP nutzen dieselben Werkzeuge intern in ihren Fachabteilungen. Der Unterschied zum Mittelstand ist nicht die Technologie. Er ist die Bereitschaft, Fachabteilungen diese Kompetenz zu geben.

Was Fachabteilungen selbst umsetzen können

Die Prozesse, die sich für Citizen Development eignen, sind klar umgrenzt. Formularbasierte Erfassung von Daten, automatische Weiterleitung von Informationen, einfache Genehmigungsworkflows, Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen, Datenübertragungen zwischen Systemen, die über APIs verbunden sind.

Was ich in der Praxis empfehle: Jede Abteilung identifiziert drei Prozesse, die momentan durch manuelle Weiterleitung, Kopieren und Einfügen oder E-Mail-Ping-Pong erledigt werden. Aus diesen drei sucht man den aus, der am häufigsten vorkommt und am klarsten definiert ist. Dieser eine Prozess wird der erste Pilot, und fast immer zeigt sich: Es ist einfacher als erwartet.

Wo die Grenzen sind, und wann IT wirklich gefragt ist

Citizen Development hat klare Grenzen, und es ist wichtig, sie zu kennen. Wenn ein Prozess personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeitet, wenn er sicherheitsrelevante Systeme berührt, wenn er mit dem ERP verbunden werden soll oder wenn er geschäftskritisch im Sinne von "fällt er aus, steht die Produktion" ist, dann gehört die IT an den Tisch. Nicht als Hürde, sondern als notwendiger Partner.

Ich empfehle deshalb keine Wildwest-Automatisierung ohne jedes Governance-Modell. Was ich empfehle, ist ein einfaches Freigabemodell: Prozesse unterhalb einer bestimmten Komplexitätsschwelle und außerhalb sensibler Datenbereiche können Fachabteilungen selbst umsetzen, dokumentieren und betreiben. Alles darüber kommt in ein gemeinsames Backlog mit der IT.

Dieses Modell funktioniert, wenn die IT bereit ist, Fachbereiche als Partner zu sehen und nicht als Sicherheitsrisiko. Und wenn Fachbereiche bereit sind, Verantwortung zu übernehmen und ihre Lösungen zu dokumentieren, nicht nur zu bauen.

Was der erste Schritt kostet

Die häufige Befürchtung: Das kostet viel Geld. Die Realität: n8n lässt sich auf einem kleinen Server für etwa 20 Euro im Monat selbst hosten. Make.com kostet in der Einstiegsversion 10 Euro im Monat. Microsoft Power Automate ist für viele Unternehmen bereits über ihre bestehende Microsoft-365-Lizenz verfügbar.

Der größte Investitionsbedarf ist Zeit. Eine Fachabteilung, die ernsthaft zwei Prozesse automatisieren will, sollte mit vier bis acht Stunden für den Einstieg rechnen, inklusive Lernen, Ausprobieren und Dokumentieren. Das ist kein Projekt. Das ist ein Nachmittag, der sich innerhalb weniger Wochen amortisiert.