Wenn jemand anfängt, Prozesse in seinem Unternehmen zu automatisieren, stößt er meistens schnell auf drei Namen: n8n, Make und Zapier. Alle drei verbinden Apps miteinander, alle drei funktionieren ohne Programmierkenntnisse, und alle drei haben eine visuelle Oberfläche, auf der man Workflows zusammenklickt.
Ich nutze alle drei. Und ich empfehle je nach Situation unterschiedliche davon. Hier ist mein ehrlicher Überblick, nach Jahren in der Praxis.
Das Grundprinzip ist bei allen dasselbe: Du definierst einen Auslöser (ein Trigger) und eine oder mehrere Aktionen, die daraufhin ausgeführt werden. Eine neue E-Mail kommt an, Zapier extrahiert den Inhalt, trägt ihn ins CRM ein und schickt eine Slack-Nachricht an das Team.
Alle drei haben Konnektoren für die gängigen Tools: Google Workspace, Slack, HubSpot, Salesforce, Shopify, GitHub, OpenAI und viele mehr. Alle drei bieten eine kostenlose Einstiegsvariante. Und alle drei können mit KI-Schnittstellen verbunden werden, was sie für moderne Automatisierungen besonders interessant macht.
Der Unterschied liegt im Detail, und diese Details entscheiden, welches Tool zu Ihrer Situation passt.
n8n ist Open Source und kann selbst gehostet werden. Das bedeutet: Sie betreiben es auf Ihrem eigenen Server oder in Ihrer eigenen Cloud-Infrastruktur, und Ihre Daten verlassen nicht Ihre Umgebung. Für Unternehmen mit sensiblen Daten oder strengen Datenschutzanforderungen ist das ein erheblicher Vorteil.
Der Preis im Self-Hosting: Serverkosten plus Aufwand für Betrieb und Wartung. Wer das nicht will, kann n8n Cloud nutzen, was günstiger als Make und deutlich günstiger als Zapier ist.
Die Oberfläche ist mächtiger als bei den Alternativen, aber auch etwas technischer. Sie können JavaScript-Code direkt in Workflows schreiben, komplexe Bedingungen aufbauen und Daten flexibel transformieren. Was das bedeutet: Für einfache Verbindungen zwischen zwei Apps ist n8n manchmal mehr als nötig. Für komplexe, mehrstufige Prozesse mit individueller Logik ist es oft das beste Werkzeug.
Meine Einschätzung: n8n ist die richtige Wahl, wenn Sie einen IT-affinen Mitarbeiter haben, der das Setup übernehmen kann, wenn Datenschutz ein Thema ist oder wenn Ihre Workflows über einfache App-Verbindungen hinausgehen.
Make (früher Integromat) liegt zwischen Zapier und n8n. Es ist günstiger als Zapier, bietet mehr visuelle Flexibilität als Zapier, ist aber einfacher zu bedienen als n8n.
Die Stärke von Make liegt in der Oberfläche: Der grafische Editor, mit dem man Datenflüsse visualisiert, ist wirklich gut durchdacht. Wer sehen möchte, wie Daten durch einen Prozess fließen, kommt damit schnell zurecht. Auch ohne Programmierkenntnisse lassen sich komplexere Workflows aufbauen als bei Zapier.
Make hat Grenzen bei sehr komplexer Logik und beim Datenschutz. Alles läuft durch Make-Server in den USA oder der EU, je nach Einstellung. Wer mit der DSGVO gut schlafen möchte, sollte die EU-Servereinstellung aktivieren und prüfen, welche Daten tatsächlich durch Make laufen.
Meine Einschätzung: Make ist die richtige Wahl, wenn Zapier zu teuer ist, n8n zu technisch, und Sie trotzdem mehr als einfache Zwei-App-Verbindungen brauchen.
Zapier ist das älteste und bekannteste der drei Tools. Es hat die meisten nativen Integrationen, die einfachste Bedienung und die größte Community mit Vorlagen und Anleitungen.
Das Problem: Zapier ist deutlich teurer als die Alternativen, sobald man mehr als ein paar Workflows und tausend Ausführungen pro Monat braucht. Und es ist weniger flexibel. Wenn eine Verbindung existiert, funktioniert sie. Wenn sie nicht existiert oder wenn man etwas Individuelles braucht, stößt man schnell an Grenzen.
Für Unternehmen, die hauptsächlich Standard-Integrationen zwischen bekannten Tools brauchen und die Technik vollständig im Hintergrund halten wollen, ist Zapier eine vernünftige Wahl. Für alles andere zahlt man zu viel für zu wenig.
Meine Einschätzung: Zapier macht Sinn, wenn das Budget kein Thema ist, wenn die Verbindungen, die Sie brauchen, alle nativ vorhanden sind, und wenn niemand im Team bereit ist, sich mit den Feinheiten eines anderen Tools auseinanderzusetzen.
Nach Jahren in der Praxis habe ich eine grobe Faustregel entwickelt: Wenn Sie anfangen, fangen Sie mit Make an. Es bietet das beste Verhältnis aus Einstiegshürde und Flexibilität für die meisten mittelständischen Anwendungsfälle.
Wenn Sie wachsen, komplexere Logik brauchen oder Datenschutz eine Rolle spielt, wechseln Sie zu n8n. Der Wechsel kostet Aufwand, zahlt sich aber fast immer aus.
Wenn Sie bei Zapier sind und zufrieden sind: kein Grund zu wechseln. Aber schauen Sie sich die Rechnung genau an. Viele Unternehmen zahlen für Zapier deutlich mehr als nötig.
Ich arbeite selbst am meisten mit n8n, weil ich komplexe Workflows baue, die mehr als einfache App-Verbindungen erfordern. Für Kundenprojekte, bei denen keine eigene Infrastruktur vorhanden ist und der Einstieg schnell gehen soll, nutze ich Make als ersten Schritt.
Der wichtigste Rat, den ich geben kann: Fangen Sie mit einem echten, kleinen Problem an. Wählen Sie dafür das Tool, das Sie in zwei Stunden eingerichtet haben. Und skalieren Sie erst dann, wenn Sie verstanden haben, was Automatisierung in Ihrem Kontext wirklich bedeutet.
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