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Eine Buchhalterin, mit der ich im Frühjahr gearbeitet habe, bearbeitet rund 400 Eingangsrechnungen im Monat. Sie öffnete jedes PDF, suchte den Lieferanten im System und übertrug Rechnungsnummer und Beträge. Anschließend prüfte sie den Steuersatz, ordnete eine Kostenstelle zu und speicherte den Beleg.
Pro Rechnung brauchte sie dafür zwei bis drei Minuten. Bei 400 Belegen kommen so rund 13 bis 20 Stunden im Monat zusammen. Ihre eigene Schätzung lag bei etwa 15 Stunden.
Ein erheblicher Teil dieser Zeit ging für das Übertragen von Angaben drauf, die schon im Dokument standen. Hier lohnt es sich, über Automatisierung zu sprechen. Wie viel Arbeit danach übrig bleibt, zeigt sich allerdings erst, wenn man den gesamten Ablauf betrachtet.
Lieferantenname, Rechnungsdatum und Beträge lassen sich automatisch aus einem Beleg übernehmen. Ob das im eigenen Betrieb zuverlässig genug funktioniert, würde ich mit einer Auswahl echter Rechnungen prüfen. Dazu gehören auch die schlecht lesbaren Scans und die Belege, bei denen heute schon jemand nachfragen muss.
Bei Rechnungspositionen würde ich genauer hinsehen. Mehrseitige Tabellen, Rabattzeilen und Zwischensummen machen die Zuordnung aufwendiger. Eine Software kann einen Betrag richtig auslesen und ihn trotzdem der falschen Position zuordnen.
Deshalb hilft eine Erkennungsquote allein wenig. Bezieht sie sich auf einzelne Felder, auf Positionen oder auf vollständig korrekt verarbeitete Rechnungen? Das muss geklärt sein, bevor sich Angebote sinnvoll vergleichen lassen.
Im System steht „Müller GmbH“, auf der Rechnung „Müller Gebäudetechnik GmbH & Co. KG“. Gehört beides zusammen? Vielleicht. Für eine automatische Zuordnung braucht es weitere eindeutige Merkmale oder eine bereits geprüfte Verknüpfung.
Wenn derselbe Lieferant mehrfach in den Stammdaten angelegt ist, wird es zusätzlich schwierig. Solche Dubletten würde ich vor der Einführung bereinigen. Sonst muss die Buchhaltung dieselbe Unklarheit später immer wieder auflösen.
Auch die Kostenstelle ergibt sich nicht unbedingt aus der Rechnung. Dafür muss bekannt sein, wer bestellt hat und wofür die Leistung gedacht ist. Eine zugehörige Bestellung kann diese Informationen liefern. Fehlt sie, braucht es andere Zuordnungsregeln oder eine Rückfrage.
Bei Gutschriften, Teillieferungen und Abschlagsrechnungen würde ich prüfen, wie oft sie vorkommen und wie sie bisher bearbeitet werden. Für einen ersten Durchlauf kann es sinnvoll sein, diese Fälle weiterhin manuell zu behandeln. Häufig wiederkehrende Fälle sollte man sich anschließend gesondert vornehmen.
Ich würde einen Anbieter bitten, den Ablauf mit eigenen Belegen zu zeigen. Dabei interessiert mich vor allem, welche Rechnungen noch jemand öffnen muss, was diese Person korrigiert und wie lange das dauert.
Der Anteil der Rechnungen, die ohne manuellen Eingriff gebucht werden, wird als Dunkelbuchungsquote bezeichnet. Für einen Vergleich muss klar sein, welche Belege dabei mitgezählt werden und welche Prüfungen der Ablauf umfasst. Werden schwierige Fälle von vornherein ausgeschlossen, sieht die Quote besser aus, obwohl deren Bearbeitung weiterhin Zeit kostet.
Auch bei Rechnungen mit manueller Nacharbeit kann sich die Automatisierung lohnen. Ein einzelnes Feld zu korrigieren kann schneller sein, als den gesamten Beleg zu erfassen. Entscheidend ist die verbleibende Bearbeitungszeit einschließlich Kontrolle und Rückfragen.
Bei der Buchhalterin mit den 400 Belegen sank der Aufwand von ungefähr 15 auf etwa fünf Stunden im Monat. Die übrige Arbeit bestand weiterhin aus Prüfen und Nachbearbeiten. Die gewonnenen zehn Stunden konnte sie für Mahnwesen und Zahlungsläufe nutzen, die vorher liegen geblieben waren.
Zuerst würde ich mir die Rechnungen eines typischen Monats ansehen:
Daraus lässt sich ein sinnvoller Einstieg ableiten. Wiederkehrende Rechnungen mit eindeutiger Zuordnung eignen sich eher für einen ersten Test als seltene Sonderfälle, über die heute schon mehrere Personen diskutieren müssen.
Außerdem sollte feststehen, wer unklare Belege bearbeitet. Diese Person braucht einen Weg, Fehler zurückzumelden und Anpassungen an den Regeln anzustoßen. Wenn jede falsche Zuordnung nur einzeln korrigiert wird, entsteht beim nächsten Beleg wieder dieselbe Arbeit.
Den Bestellprozess würde ich dabei früh einbeziehen. Was beim Einkauf nicht sauber erfasst wurde, muss die Buchhaltung später oft nachfragen. Darauf gehe ich auch im Beitrag über KI im Einkauf ein.
Eine feste Mindestzahl an Rechnungen würde ich dafür nicht nennen. Ausschlaggebend sind der bisherige Zeitaufwand, die Kosten für Einrichtung und Betrieb sowie die Funktionen, die in der vorhandenen Software schon enthalten sind.
Bei wenigen Belegen kann es reichen, ein zentrales Rechnungspostfach einzurichten und die Freigabewege zu klären. Wer dagegen jeden Monat viel Zeit mit wiederkehrender Erfassung verbringt, hat einen guten Anlass, eine Automatisierung mit eigenen Belegen zu testen.
Wenn Ihre Buchhaltung bei einem Steuerbüro liegt, fragen Sie dort zuerst nach dem bestehenden Ablauf und den verfügbaren Möglichkeiten. Das sollte geklärt sein, bevor Sie eine zusätzliche Lösung anschaffen.
Wenn Sie das für Ihr Unternehmen prüfen möchten, können wir uns Ihren bisherigen Ablauf und einige typische Belege gemeinsam ansehen. Dazu gehört auch eine ehrliche Rechnung, ob die erwartete Entlastung den Aufwand rechtfertigt.
Informationen zu meiner Arbeit finden Sie unter KI-Automatisierung. Über die Kontaktseite erreichen Sie mich.
Bild mit Gemini erstellt.
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