Die KI-Abos, für die Sie zahlen und die niemand öffnet

Bei einer Bestandsaufnahme im Mai habe ich einen Geschäftsführer nach seinen KI-Ausgaben gefragt. Er tippte auf etwa 200 Euro im Monat.

Wir haben dann gemeinsam die Kreditkartenabrechnungen der letzten drei Monate durchgesehen. Es waren 940 Euro. Verteilt auf neun Abonnements, von denen vier auf verschiedene Mitarbeiter liefen und zwei aus einer Marketingkampagne stammten, die im Herbst davor gelaufen war.

Vier dieser neun Werkzeuge konnten im Kern dasselbe.

Wie der Wildwuchs entsteht

Das passiert nicht durch Sorglosigkeit, sondern durch die Art, wie diese Werkzeuge verkauft werden. Ein Abo kostet 20 oder 30 Euro im Monat und lässt sich ohne Freigabe buchen. Es fällt unter keine Beschaffungsregel, weil es unter jeder Schwelle liegt. Jemand sieht ein Webinar, findet das Werkzeug überzeugend und probiert es aus.

Bis hierhin ist alles vernünftig. Der Fehler liegt darin, dass niemand den Test jemals beendet.

Nach acht Wochen ist die Begeisterung verflogen, das Werkzeug wird nicht mehr geöffnet, aber die Abbuchung läuft weiter. Und weil sie klein ist, fällt sie in keiner Auswertung auf.

Dazu kommt ein Punkt, den ich für unterschätzt halte: Kündigen fühlt sich an wie zugeben, dass die Anschaffung ein Fehler war. Also bleibt das Abo lieber liegen, für alle Fälle.

Was mich mehr beunruhigt als die Kosten

940 Euro im Monat sind für einen Betrieb mit 60 Mitarbeitern ärgerlich, aber verkraftbar. Zwei andere Punkte wiegen schwerer.

Der erste ist rechtlich. Bei jedem dieser Abos hat jemand Nutzungsbedingungen akzeptiert, meistens ohne sie zu lesen, und arbeitet seitdem möglicherweise mit Unternehmensdaten darin. Ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt, weiß in der Regel niemand. Bei neun Werkzeugen haben Sie neun offene Fragen, von denen Sie acht nicht kennen.

Der zweite ist praktischer Natur. Wenn vier Leute vier verschiedene Werkzeuge für dieselbe Aufgabe nutzen, entsteht kein gemeinsames Können. Jeder lernt für sich, niemand kann dem anderen helfen, und keine Erkenntnis bleibt im Haus, wenn jemand geht.

Die Aufräumstunde

Ich mache das mit Kunden in einem Termin und es dauert selten länger als eine Stunde.

Zuerst kommen die Abrechnungen der letzten drei Monate auf den Tisch. Nicht die Liste, die die Buchhaltung führt, sondern die tatsächlichen Abbuchungen, inklusive der privaten Karten, für die es Auslagenerstattungen gab. Genau dort liegt das, was in keiner Übersicht steht.

Dann sortieren wir nach Aufgabe, nicht nach Anbieter. Texte schreiben, Bilder erzeugen, Meetings protokollieren, recherchieren. Meistens stehen unter zwei oder drei dieser Aufgaben mehrere Einträge, und das Bild ist danach sofort klar.

Für jedes Werkzeug stelle ich dann eine einzige Frage: Wer hat es in den letzten vier Wochen benutzt? Nicht "wer könnte", nicht "wer wollte". Wer hat. Wenn niemand die Hand hebt, wird gekündigt. Ohne Diskussion und ausdrücklich ohne Vorwurf.

Damit das funktioniert, muss die Geschäftsführung vorher etwas klarstellen: Ein Test, der nichts gebracht hat, ist kein Fehler. Er hat 60 Euro gekostet und eine Frage beantwortet. Wenn diese Haltung nicht ausgesprochen wird, verteidigt jeder sein Abo und Sie kündigen am Ende nichts.

Was danach bleiben sollte

Aus neun Werkzeugen wurden bei dem Kunden drei. Ein Assistent für Text und Recherche mit einem Vertrag, der die Datenverarbeitung regelt. Ein Werkzeug für Meetingprotokolle, weil das die Abteilung wirklich täglich nutzt. Und die Automatisierungsplattform, auf der die Abläufe zwischen den Systemen laufen.

Die Ersparnis lag bei etwa 600 Euro im Monat. Der wichtigere Teil war ein anderer: Jetzt gibt es eine Liste, jemanden, der sie führt, und einen festen Termin im Quartal, an dem sie durchgegangen wird.

Wenn Sie eine Sache aus diesem Text mitnehmen, dann diese: Setzen Sie sich für neue Werkzeuge ein Enddatum in den Kalender, schon beim Buchen. Vier Wochen, dann eine bewusste Entscheidung. Der Aufwand ist minimal und Sie ersparen sich das Aufräumen, weil der Wildwuchs gar nicht erst entsteht.