Bei einem Workshop im Frühjahr habe ich eine Frage gestellt, die ich inzwischen immer stelle: Wer von Ihnen hat in den letzten vier Wochen ChatGPT für etwas Berufliches benutzt?
Von zwölf Teilnehmern hoben elf die Hand. Der Geschäftsführer saß mit im Raum und war sichtbar überrascht. Auf dem Papier hatte sein Unternehmen kein einziges KI-Tool im Einsatz.
Das ist kein Einzelfall. Der Bitkom kommt darauf, dass in 42 Prozent der deutschen Unternehmen private KI-Tools im Job genutzt werden, meist ohne Abstimmung.
Die naheliegende Erklärung wäre Nachlässigkeit. Sie stimmt fast nie.
Was ich in Gesprächen höre, klingt eher so: Die Angebotstexte müssen bis Freitag fertig sein. Es gibt kein Tool im Haus, das dabei hilft. Es gibt auch keine Regel, die es verbietet. Also öffnet die Vertriebsassistentin ChatGPT im privaten Browserfenster, weil sie ihre Arbeit erledigen will.
Sie umgeht keine Regel. Sie füllt eine Lücke.
Genau deshalb funktioniert ein Verbot so schlecht. Wenn Sie die Nutzung untersagen, ohne eine Alternative anzubieten, verschieben Sie das Verhalten nur weiter ins Verborgene. Vorher wurde es beiläufig gemacht, danach heimlich. Und heimlich heißt: Sie erfahren nichts mehr davon, auch nicht, wenn etwas schiefgeht.
Das Risiko liegt selten dort, wo Geschäftsführer es vermuten. Die meiste Sorge gilt der Angst, dass Mitarbeiter schlechte Texte abliefern. Das ist ein Qualitätsthema und in der Regel schnell erkannt.
Das eigentliche Problem sind die Daten, die den Betrieb verlassen.
Ein Kundenvertrag, den jemand zusammenfassen lässt. Eine Preisliste, die für einen Vergleich hineinkopiert wird. Bewerbungsunterlagen, die eine Führungskraft vorsortieren lässt. In den kostenlosen Varianten der gängigen Werkzeuge landen diese Inhalte in der Regel auf Servern außerhalb Europas und können zum Training verwendet werden.
Bei Bewerbungsunterlagen kommt hinzu, dass Sie personenbezogene Daten Dritter verarbeiten lassen, ohne dafür eine Grundlage zu haben. Das ist die Stelle, an der aus einem Ärgernis ein meldepflichtiger Vorfall werden kann.
Ich gehe in solchen Situationen immer gleich vor, und der erste Schritt ist der wichtigste: fragen, nicht ermitteln.
Setzen Sie sich mit den Abteilungen zusammen und lassen Sie sich zeigen, wofür KI heute schon benutzt wird. Ohne Konsequenzen, ausdrücklich gesagt. Sie bekommen dabei eine Liste realer Anwendungsfälle, für die andere Unternehmen viel Geld an Berater zahlen. Ihre Leute haben die Arbeit schon gemacht.
Dann stellen Sie ein Werkzeug bereit, das die häufigsten dieser Fälle abdeckt und bei dem die Daten in der EU bleiben. Das kostet für ein Team von zwanzig Leuten je nach Anbieter im niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat. Gemessen an dem, was ein einziger Datenschutzvorfall an Aufarbeitung kostet, ist das ein guter Tausch.
Und dann schreiben Sie eine Seite auf. Nicht zehn. Eine. Welche Tools sind freigegeben, welche drei Datenarten dürfen nie hinein, wen frage ich im Zweifel. Diese eine Seite wird gelesen. Eine Richtlinie mit vierzehn Abschnitten wird abgeheftet.
Bei dem Unternehmen aus dem Workshop haben wir genau das gemacht. Sechs Wochen später lief ein freigegebenes Werkzeug. Dazu lag eine Liste mit siebzehn Prozessen auf dem Tisch, bei denen Mitarbeiter von sich aus Zeit sparen wollten.
Aus dem Compliance-Thema wurde die beste Ideensammlung, die das Unternehmen seit Jahren hatte. Die Leute, die den Prozess jeden Tag machen, wissen ziemlich genau, wo er hakt. Man muss sie nur fragen, bevor man ihnen etwas verbietet.
DSGVO-Angst blockiert viele Unternehmen beim KI-Einsatz. Was wirklich erlaubt ist, was nicht, und wie man KI rechtskonform nutzt, ohne jeden Schritt mit dem Anwalt abzustimmen.
Vier Wochen reichen für einen echten KI-Pilot. Nicht für ein fertiges System, aber für eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Hier ist mein konkretes Vorgehen.
Vier Werkzeuge, die dasselbe können, drei davon ungenutzt, und niemand kündigt, weil das wie ein Eingeständnis wirken würde. Wie Sie in einer Stunde aufräumen, ohne jemandem auf die Füße zu treten.