Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der KI-Verordnung. Er verlangt von Unternehmen, dass ihre Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen, wenn sie KI-Systeme im Auftrag des Unternehmens einsetzen.
In den anderthalb Jahren seitdem habe ich viele Betriebe von innen gesehen. Ich kann an einer Hand abzählen, wie viele dazu etwas vorzuweisen hatten.
Das liegt selten an Ignoranz. Es liegt daran, dass die Vorschrift nicht sagt, was zu tun ist. Kein Zertifikat, keine Stundenzahl, keine Prüfung. Nur ein Ergebnis, das erreicht werden soll.
Aus dem Text und den Erwägungsgründen lässt sich ableiten, worum es geht: Die Menschen, die diese Werkzeuge benutzen, sollen verstehen, was sie da tun. Sie sollen einschätzen können, wo ein System zuverlässig arbeitet, wo es Unsinn produziert, und was mit den Daten passiert, die sie hineingeben.
Der Maßstab ist dabei ausdrücklich der Kontext. Von der Sachbearbeiterin, die einen Textassistenten für Angebotsentwürfe nutzt, wird etwas anderes verlangt als von jemandem, der ein System zur Bewerbervorauswahl betreut.
Das ist eine gute Nachricht für Mittelständler. Sie müssen niemanden zum Datenwissenschaftler ausbilden.
Was ich Kunden empfehle, passt in zwei Stunden und deckt vier Themen ab.
Zuerst: Wie diese Werkzeuge grundsätzlich funktionieren. Nicht die Mathematik, sondern die eine Einsicht, dass ein Sprachmodell wahrscheinliche Fortsetzungen erzeugt und keine Fakten nachschlägt. Wer das verstanden hat, versteht auch, warum die Software mit voller Überzeugung eine Norm zitieren kann, die es nicht gibt.
Dann: Was bei uns erlaubt ist. Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen niemals hinein. Bei den meisten Betrieben sind das drei Kategorien: Personaldaten, Kundendaten und alles, was unter Geheimhaltung mit Dritten steht.
Drittens: Wie ich Ergebnisse prüfe. Zahlen nachrechnen, Zitate nachschlagen, bei rechtlichen Aussagen grundsätzlich zurückfragen. Das ist der Teil, der im Alltag wirklich zählt.
Und zuletzt: Wen ich frage, wenn ich unsicher bin. Ein Name, eine E-Mail-Adresse. Ohne diese Stelle passiert bei Unsicherheit nämlich das, was immer passiert: Die Leute entscheiden selbst und erzählen niemandem davon.
Sie müssen die Schulung dokumentieren. Nicht aufwendig, aber nachweisbar.
Eine Teilnehmerliste mit Datum, die Inhalte auf einer Seite zusammengefasst, das Datum der nächsten Auffrischung. Das reicht. Ohne Dokumentation haben Sie die Pflicht möglicherweise erfüllt, können es aber nicht zeigen, und im Zweifel ist das dasselbe wie nicht erfüllt.
Denken Sie dabei an neue Mitarbeiter. Eine einmalige Schulung im März deckt niemanden ab, der im September anfängt. Nehmen Sie das Thema ins Onboarding auf, dann läuft es von selbst mit.
Es wäre naheliegend, das als weitere Pflichtübung abzuhaken. Ich sehe es anders, und das liegt an dem, was in diesen zwei Stunden regelmäßig passiert.
Es kommen Fragen. Darf ich das eigentlich? Ich mache das seit Monaten so, ist das ein Problem? Bei einer Schulung im Frühjahr stellte sich heraus, dass die Buchhaltung seit einem halben Jahr Lieferantenrechnungen durch ein kostenloses Werkzeug schickte, um Daten auszulesen. Niemand hatte es verboten. Niemand hatte es erlaubt. Niemand hatte je gefragt.
Diese zwei Stunden sind oft das erste Mal, dass im Unternehmen offen über KI gesprochen wird. Was Sie dabei erfahren, ist meistens mehr wert als die Erfüllung der Vorschrift.
Und es ist der billigste Weg, den Punkt aus meinem anderen Text über Schatten-KI in den Griff zu bekommen: Menschen, die wissen, was erlaubt ist, umgehen keine Regeln. Sie haben schlicht keinen Grund dazu.
Viele Geschäftsführer sehen den Betriebsrat als Bremse bei der KI-Einführung. In den Projekten, die ich begleite, ist genau das Gegenteil der Fall. Es hängt am Zeitpunkt des ersten Gesprächs.
Die ersten 90 Tage entscheiden, ob ein neuer Mitarbeiter bleibt oder innerlich kündigt. Die meisten Unternehmen verschenken diese Phase. KI kann helfen, wenn man es richtig angeht.
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten der KI-Verordnung. Die meisten Mittelständler, mit denen ich spreche, überschätzen den Aufwand massiv und übersehen dabei die eine Stelle, an der sie wirklich etwas tun müssen.
