Eine Personalleiterin fragte mich im Sommer, ob sie eingehende Bewerbungen von einem KI-Werkzeug vorsortieren lassen darf. Sie bekam auf eine ausgeschriebene Stelle 140 Bewerbungen und war mit dem Lesen drei Wochen beschäftigt.
Meine Antwort war ein Ja mit einer wichtigen Einschränkung, und ich glaube, dieser Unterschied geht in vielen Betrieben gerade unter.
Es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten, weil sie rechtlich völlig unterschiedlich liegen.
Stellenanzeige formulieren. Unproblematisch. Sie geben Aufgaben, Anforderungen und Ihre Tonlage vor und lassen sich daraus einen Text bauen. Es werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, es wird keine Person bewertet.
Nebenbei ist das die Anwendung mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Nutzen. Die meisten Stellenanzeigen im Mittelstand sind Anforderungslisten ohne Antwort auf die Frage, warum jemand dort arbeiten will. Wenn Sie ein Werkzeug bitten, die Anzeige aus Sicht eines Bewerbers zu kritisieren, bekommen Sie eine ernüchternde und meist zutreffende Rückmeldung.
Absagen und Rückmeldungen schreiben. Ebenfalls unkritisch, solange Sie den Text prüfen und keine Begründung erfinden lassen. Vorsicht bei einem Punkt: Lassen Sie sich nie eine inhaltliche Begründung für die Absage generieren. Die klingt plausibel und ist frei erfunden. Falls jemand später nachfragt, stehen Sie mit einer Behauptung da, die Sie nicht belegen können.
Bewerbungen bewerten oder vorsortieren. Hier wird es ernst. Der EU AI Act ordnet Systeme, die für die Auswahl von Bewerbern eingesetzt werden, ausdrücklich als Hochrisiko ein. Das gilt nicht für den Assistenten, mit dem Sie eine Bewerbung zusammenfassen lassen, aber es gilt für alles, was eine Rangfolge, eine Punktzahl oder eine Empfehlung erzeugt.
Hochrisiko heißt nicht verboten. Es heißt, dass Pflichten dranhängen: Dokumentation, menschliche Aufsicht, Transparenz gegenüber den Betroffenen, Prüfung auf Benachteiligung.
Für einen Betrieb mit 80 Mitarbeitern, der zweimal im Jahr eine Stelle ausschreibt, steht dieser Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen. Deshalb rate ich in dieser Größenordnung fast immer davon ab, ein bewertendes System einzusetzen.
Was Sie stattdessen tun können, ist der Unterschied zwischen Zusammenfassen und Bewerten. Eine Zusammenfassung sagt: Diese Person hat sieben Jahre in der Instandhaltung gearbeitet, hat einen Meisterbrief, war zuletzt bei einem Zulieferer. Eine Bewertung sagt: Diese Person passt zu 82 Prozent. Das Erste hilft Ihnen beim Lesen. Das Zweite trifft eine Vorentscheidung, und zwar nach Kriterien, die Sie nicht sehen.
Die Personalleiterin aus dem Beispiel nutzt heute eine Zusammenfassung pro Bewerbung, immer nach demselben Raster. Lesen muss sie weiterhin alles, aber sie liest schneller und vergleichbarer. Aus drei Wochen wurden anderthalb.
Bewerbungsunterlagen sind personenbezogene Daten von Menschen, die nicht bei Ihnen beschäftigt sind. Lebenslauf, Foto, Geburtsdatum, manchmal Angaben zur Gesundheit oder zu Familienverhältnissen.
Wenn eine Führungskraft diese Unterlagen in ein kostenloses Werkzeug kopiert, verlassen sie den Betrieb, landen in der Regel auf Servern außerhalb Europas und können in die Weiterentwicklung des Modells einfließen. Sie haben dafür keine Rechtsgrundlage, weil die Bewerber dem nicht zugestimmt haben und auch nichts davon wissen.
Das ist kein theoretisches Risiko. Es ist die Konstellation, aus der ein meldepflichtiger Vorfall wird. Wenn Sie in diesem Bereich überhaupt etwas einsetzen, dann ein Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Verarbeitung in der EU. Wie verbreitet die private Nutzung im Arbeitsalltag inzwischen ist, habe ich unter Schatten-KI beschrieben.
Was ich Personalabteilungen empfehle, passt auf eine halbe Seite:
Punkt drei ist der, an dem sich entscheidet, ob Sie im normalen Bereich bleiben oder in den Hochrisikobereich rutschen. Was seit August tatsächlich gilt und was davon Mittelständler wirklich betrifft, steht in meinem Beitrag zum EU AI Act.
Aus den Projekten, die ich begleitet habe, ziehe ich eine etwas unerwartete Bilanz: Der größte Zeitgewinn im Recruiting liegt nicht beim Sichten der Bewerbungen, sondern davor und danach.
Davor bei der Anzeige, weil eine bessere Anzeige die Menge unpassender Bewerbungen deutlich senkt. Danach bei der Kommunikation, weil Absagen und Zwischenstände oft wochenlang liegen bleiben und genau das den Ruf als Arbeitgeber beschädigt.
Ein Betrieb, den ich kenne, hat nichts weiter gemacht, als die Rückmeldung an Bewerber zu automatisieren. Eingangsbestätigung am selben Tag, Zwischenstand nach zehn Tagen, Absage mit einem persönlichen Satz. Die Zahl der Bewerber, die sich im laufenden Verfahren anderweitig entschieden haben, ist spürbar gesunken. Das war keine KI-Leistung, sondern eine Automatisierung im engeren Sinn, und sie hat mehr gebracht als jede Vorsortierung.
Wenn Ihre Personalabteilung Klarheit darüber braucht, was erlaubt ist und was nicht, ist das ein gutes Thema für einen halben Tag im Team. Wie solche Termine bei mir ablaufen, steht unter Workshops. Was nach der Einstellung passiert, habe ich unter Onboarding mit KI aufgeschrieben.
KI Bild generiert von Gemini
Viele Geschäftsführer sehen den Betriebsrat als Bremse bei der KI-Einführung. In den Projekten, die ich begleite, ist genau das Gegenteil der Fall. Es hängt am Zeitpunkt des ersten Gesprächs.
Seit Februar 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter ausreichend KI-Kompetenz haben. Kein Zertifikat, keine Stundenvorgabe, aber eine echte Pflicht. Was reicht und was nicht.
Die ersten 90 Tage entscheiden, ob ein neuer Mitarbeiter bleibt oder innerlich kündigt. Die meisten Unternehmen verschenken diese Phase. KI kann helfen, wenn man es richtig angeht.
