Ein Betrieb mit 90 Mitarbeitern hatte Copilot für 40 Leute lizenziert. Gut 14.000 Euro im Jahr. Nach einem halben Jahr haben wir uns die Nutzungsdaten angesehen: Elf Personen hatten ihn im Vormonat überhaupt geöffnet. Vier nutzten ihn regelmäßig.
Die vier waren begeistert. Für sie war es das beste Werkzeug, das sie je bekommen hatten. Die anderen 36 hätten es nicht vermisst.
Das ist kein Argument gegen Copilot. Es ist ein Argument gegen die Art, wie er meistens eingekauft wird.
Der eine echte Unterschied zu einem eigenständigen Assistenten ist der Zugriff auf Ihre eigenen Inhalte. Copilot sieht Ihre Mails, Ihre Dateien in SharePoint und OneDrive, Ihre Kalender und Ihre Teams-Unterhaltungen, und zwar jeweils nur das, worauf der jeweilige Nutzer ohnehin Zugriff hat.
Daraus ergeben sich Dinge, die ein Werkzeug ohne diesen Zugriff nicht leisten kann:
Ein Meeting zusammenfassen, an dem Sie nicht teilgenommen haben, samt der Frage, was für Ihre Abteilung daraus folgt. Eine Frage stellen wie "Was haben wir dem Kunden Reinartz im letzten Quartal zugesagt?" und eine Antwort aus Mails und Dokumenten bekommen. Eine Präsentation auf Basis eines vorhandenen Berichts erzeugen. Eine Mailflut nach dem Urlaub sortieren.
Das ist der Kern. Alles andere, also Texte schreiben, Formulierungen verbessern, Ideen sammeln, kann ein Werkzeug für die Hälfte des Preises genauso gut.
Erstens: Die Daten liegen nicht dort, wo Copilot sucht. Wenn Ihre Dateien auf einem Netzlaufwerk liegen und nicht in SharePoint, sieht Copilot sie nicht. Wenn wichtige Absprachen per Mail in persönlichen Postfächern liegen statt in gemeinsamen Ablagen, findet er sie nur bei der einen Person. In vielen Mittelständlern ist genau das der Zustand, und dann bleibt von der zentralen Fähigkeit wenig übrig.
Zweitens: Berechtigungen, die zu weit sind. Das ist die unangenehme Seite desselben Themas. Copilot zeigt einem Nutzer alles, worauf er Zugriff hat. In gewachsenen Umgebungen haben viele Leute Zugriff auf mehr, als irgendjemand beabsichtigt hat, es fiel nur nie auf, weil niemand in fremden Ordnern stöbert. Ein Suchwerkzeug stöbert sehr wohl. Ich kenne mehrere Fälle, in denen Gehaltsübersichten oder Kündigungsentwürfe auf diesem Weg sichtbar wurden.
Wenn Sie Copilot einführen, gehört eine Durchsicht der Berechtigungen davor. Nicht danach.
Drittens: Die Rollen, die davon profitieren, sind wenige. Nach meiner Beobachtung sind es vor allem Leute mit vielen Terminen, vielen Mails und vielen Dokumenten: Geschäftsführung, Projektleitung, Vertriebsinnendienst, Assistenz, Personal. Ein Konstrukteur, der den Tag im CAD verbringt, oder ein Meister in der Fertigung hat schlicht keinen Anlass, das Werkzeug zu öffnen.
Ich empfehle inzwischen immer dasselbe Vorgehen, und es hat sich noch nie nicht gelohnt.
Lizenzieren Sie zehn bis fünfzehn Personen für drei Monate. Nicht die, die am lautesten fragen, sondern eine Mischung aus den Rollen, bei denen Sie Nutzen vermuten, plus zwei, bei denen Sie skeptisch sind.
Vereinbaren Sie vorher, was Sie nach drei Monaten anschauen wollen. Ich nehme zwei Zahlen: Wie viele der Teilnehmer haben das Werkzeug in der letzten Woche des Zeitraums genutzt, und welche drei Aufgaben nennen sie, wenn man fragt, wofür konkret. Wenn auf die zweite Frage nur allgemeine Antworten kommen, ist das ein schlechtes Zeichen.
Nach drei Monaten wissen Sie, welche Rollen es brauchen. Bei dem Betrieb aus dem Beispiel wurden aus 40 Lizenzen am Ende 14. Die eingesparten 9.000 Euro sind zum Teil in ein günstigeres Werkzeug für die übrigen Mitarbeiter geflossen, die vor allem Texte schreiben.
Hinter "Sollen wir Copilot kaufen?" steckt fast immer eine andere Frage: Wie führen wir KI im Haus ein, ohne dass es im Sand verläuft?
Die Lizenzentscheidung ist dabei der kleinere Teil. Entscheidend ist, ob jemand die Einführung begleitet, ob es eine Ansprechperson gibt und ob nach sechs Wochen jemand nachfragt, was funktioniert und was nicht. Werkzeuge, die ohne diese Begleitung verteilt werden, landen in der Statistik der ungenutzten Abos. Wie schnell sich so etwas ansammelt, habe ich unter KI-Abos, die niemand nutzt beschrieben, und was bei der Einführung sonst noch schiefgeht, steht unter KI-Tools richtig einführen.
Copilot lohnt sich, wenn drei Dinge zutreffen: Ihre Dokumente und Kommunikation laufen ohnehin über Microsoft 365, Ihre Berechtigungen sind sauber, und Sie haben Rollen mit hoher Termin- und Maildichte. Dann ist er für diese Rollen schwer zu schlagen.
Er lohnt sich nicht als Flächenlizenz für alle, und er lohnt sich nicht als Ersatz für eine Einführung, die nicht stattfindet.
Wenn Sie vor dieser Entscheidung stehen und eine neutrale Einschätzung wollen, schauen wir uns Ihre Ausgangslage an. Ich verkaufe keine Lizenzen und habe daher keinen Grund, Ihnen zu einer zu raten. Erreichbar über die Kontaktseite.
KI Bild generiert von Gemini
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