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Ein Maschinenbauer mit 120 Mitarbeitern zeigte mir seine jährlichen Übersetzungskosten: knapp 38.000 Euro. Das Unternehmen liefert Maschinen in acht Länder und braucht dafür Betriebsanleitungen, Wartungshandbücher, Sicherheitshinweise und Ersatzteilkataloge in den jeweiligen Sprachen.
Er wollte wissen, wie viel davon künftig mit KI möglich wäre. Vor allem beschäftigte ihn eine Frage: Kann er sich auf eine solche Übersetzung verlassen, wenn darin beschrieben wird, wie jemand eine Maschine sicher stillsetzt?
An dieser Stelle würde ich mit der Prüfung anfangen. Ein flüssig formulierter Text sagt noch wenig darüber aus, ob die Anleitung fachlich stimmt.
Eine vertauschte Handlungsreihenfolge oder eine fehlende Verneinung kann verändern, was jemand an einer Maschine tut. Deshalb muss vor dem Einsatz feststehen, wer die Übersetzung fachlich und sprachlich prüft und anschließend freigibt.
Auch die rechtlichen Anforderungen gehören dazu. Für Maschinen in der EU ist derzeit grundsätzlich noch die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG maßgeblich. Sie verlangt eine Betriebsanleitung in der Amtssprache oder den Amtssprachen des Mitgliedstaats, in dem die Maschine in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wird. Die Einzelheiten regelt Anhang I, Abschnitt 1.7.4. Die neue Maschinenverordnung gilt grundsätzlich ab dem 20. Januar 2027. Für Lieferungen außerhalb der EU müssen die Anforderungen des jeweiligen Zielmarkts gesondert geprüft werden. Quellen: Maschinenrichtlinie und Maschinenverordnung.
Die Auswahl eines Übersetzungswerkzeugs ersetzt diese Prüfung nicht.
Warnhinweise, Beschreibungen von Schutzeinrichtungen und Anweisungen zum sicheren Stillsetzen würde ich nur mit qualifizierter sprachlicher und technischer Prüfung freigeben. Eine maschinelle Vorübersetzung kann dabei als Arbeitsgrundlage dienen.
Sicherheitsrelevante Angaben stehen allerdings auch außerhalb der ausdrücklich gekennzeichneten Warnhinweise. Ein Wartungsintervall, ein Drehmoment in einer Tabelle oder ein einzelner Bedienschritt kann genauso entscheidend sein. Das Dokumentformat allein ist deshalb keine brauchbare Grundlage für die Freigabe.
Bei wiederkehrenden Beschreibungen und bereits geprüften Formulierungen lässt sich Arbeit sparen. Dafür sollten freigegebene Übersetzungen gespeichert und bei passenden Textstellen wiederverwendet werden. Eine Änderung am Ausgangstext muss trotzdem erkennbar bleiben.
Interne Fachleute können die Prüfung unterstützen. Ein Servicetechniker kennt beispielsweise die Bezeichnungen, die Kunden vor Ort tatsächlich verwenden. Regelmäßige Auslandseinsätze allein belegen aber noch nicht, dass jemand komplexe Sicherheitshinweise sprachlich prüfen kann. Dafür müssen Sprachkenntnisse und technisches Verständnis zur Aufgabe passen.
Wie viel Zeit die Nachbearbeitung spart, würde ich mit einem repräsentativen Dokument testen. Eine schlechte Vorübersetzung kann mehr Arbeit machen als eine neue Übersetzung.
Bevor große Dokumentenmengen übersetzt werden, würde ich die Terminologie klären.
Ein Bauteil heißt in der Konstruktion „Spannpratze“. In der Anleitung, im Ersatzteilkatalog und im Schulungsmaterial muss eindeutig erkennbar sein, dass dasselbe Teil gemeint ist. Wenn jedes Dokument eine andere Übersetzung verwendet, entstehen Rückfragen.
Dafür braucht es ein abgestimmtes Terminologieverzeichnis. Neben dem deutschen Begriff sollten die freigegebenen Übersetzungen und eine kurze Erklärung hinterlegt sein. Bei mehrdeutigen Bauteilen hilft eine Abbildung oder eine eindeutige Artikelnummer.
Vorhandene, geprüfte Übersetzungen sind dafür ein guter Ausgangspunkt. Konstruktion, technische Redaktion und die jeweiligen Auslandsvertretungen können gemeinsam klären, welche Begriffe verwendet werden sollen.
Bei dem Maschinenbauer baute eine technische Redakteurin die erste Fassung innerhalb von etwa drei Wochen neben ihren anderen Aufgaben auf. Danach musste das Verzeichnis weiter gepflegt werden, etwa wenn neue Bauteile hinzukamen oder Bezeichnungen geändert wurden.
Nach der Umstellung lagen die externen Übersetzungskosten des Betriebs bei etwa 11.000 Euro im Jahr. Hinzu kamen Werkzeugkosten im niedrigen vierstelligen Bereich. Ein Teil der Bearbeitung und Prüfung fand nun intern statt.
Die Differenz zu den früheren 38.000 Euro ist deshalb nicht automatisch die Nettoersparnis. Die Arbeitszeit für Terminologiepflege, Korrekturen und Freigaben gehört in die Rechnung. Auch Umfang und Sprachen der übersetzten Dokumente müssen vergleichbar sein.
Im Betrieb änderte sich außerdem der Umgang mit Aktualisierungen. Zuvor wurden Änderungen gesammelt und größere Übersetzungsaufträge gebündelt. Mit dem neuen Ablauf konnten geänderte Abschnitte zeitnah bearbeitet und geprüft werden.
Dafür braucht es eine nachvollziehbare Versionsverwaltung: Welche Anleitung gehört zu welchem Maschinenstand? Welche Sprachfassungen sind freigegeben? Wo fehlt noch eine Änderung? Schnellere Übersetzungen helfen erst dann im Alltag, wenn auch diese Zuordnung funktioniert.
Konstruktionsunterlagen können vertrauliche Informationen enthalten. Vor dem Hochladen sollte deshalb geklärt sein, unter welchen Bedingungen der Dienst verarbeitet:
Die Bezeichnung „Business“ allein beantwortet diese Fragen nicht. Entscheidend sind der konkrete Vertrag und die Einstellungen des eingesetzten Dienstes.
Im laufenden Betrieb muss klar sein, wer neue Begriffe freigibt, Änderungen anstößt und offene Prüfungen verfolgt. Diese Aufgaben sollten einen festen Platz im bestehenden Dokumentationsprozess bekommen.
Ich würde mit einer abgegrenzten Anleitung und einer Zielsprache beginnen. Daran lässt sich prüfen, wie gut die Vorübersetzung funktioniert, welche Fehler auftreten und wie viel Arbeitszeit bis zur Freigabe tatsächlich anfällt.
Erst mit diesen Ergebnissen lässt sich vernünftig entscheiden, welche weiteren Dokumente folgen sollen.
Die Pflege von Begriffen und freigegebenen Inhalten betrifft auch das Firmenwissen insgesamt. Darauf gehe ich im Beitrag über KI und Wissensmanagement näher ein.
Wenn Sie einen solchen Ablauf in Ihrem Unternehmen aufbauen möchten, können wir uns Ihre Dokumente und den bisherigen Übersetzungsprozess gemeinsam ansehen. Informationen zu meiner Vorgehensweise finden Sie unter Wissensmanagement.
Bild mit Chatgpt erstellt.
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