Das häufigste Problem in Betrieben, die mit KI anfangen wollen, ist nicht der Mangel an Ideen. Es ist die Menge.
Nach einem halben Tag Workshop liegen regelmäßig zwanzig Vorschläge auf dem Tisch. Alle klingen sinnvoll, alle haben einen Fürsprecher im Raum, und keiner hat eine Zahl dran. Was dann passiert, ist in den meisten Fällen eines von zwei Dingen: Entweder es wird versucht, mehrere parallel anzugehen, und nach vier Monaten ist keines fertig. Oder es wird gar nichts gemacht, weil sich niemand entscheiden mag.
Ich arbeite deshalb mit vier Fragen pro Idee. Sie brauchen dafür keine Bewertungsmatrix und keine Punkteskala. Eine Stunde und ein Whiteboard reichen.
Nicht wie lange es dauert, sondern wie oft. Eine Aufgabe, die einmal im Quartal zwei Tage kostet, ist ein schlechter Kandidat. Eine, die täglich zwanzig Minuten kostet, ist ein guter, obwohl sie sich kleiner anfühlt.
Der Grund ist nicht nur Rechnerei. Häufige Abläufe sind eingeübt, gut beschreibbar und haben wenige Varianten. Seltene Abläufe machen alle jedes Mal ein bisschen anders, und genau daran scheitert die Automatisierung.
Rechnen Sie die Zahl pro Jahr aus. Zwanzig Minuten am Tag sind bei 220 Arbeitstagen etwa 73 Stunden. Das ist eine Zahl, über die sich reden lässt.
Bei manchen Aufgaben sieht man sofort, ob das Ergebnis stimmt. Eine Rechnungsnummer ist richtig oder nicht. Ein Termin steht im Kalender oder nicht.
Bei anderen ist es Auslegungssache. Ob ein Angebotstext gut ist, ob die Priorisierung einer Anfrage passt, ob eine Zusammenfassung das Wesentliche trifft.
Fangen Sie bei den eindeutigen an. Nicht weil die anderen unmöglich wären, sondern weil Sie beim ersten Projekt beweisen müssen, dass die Sache funktioniert. Das gelingt mit einem Ergebnis, das jeder nachprüfen kann, sehr viel besser als mit einem, über das man diskutieren kann.
Damit meine ich nicht, wer ihn ausführt, sondern wer entscheiden darf, dass er künftig anders läuft.
Wenn eine Idee drei Abteilungen berührt und die Entscheidung bei niemandem eindeutig liegt, dauert allein die Abstimmung länger als die Umsetzung. Ich habe Projekte gesehen, bei denen die technische Arbeit sechs Tage brauchte und die Einigung darüber, wer künftig was freigibt, vier Monate.
Für das erste Projekt: eine Abteilung, ein Verantwortlicher, kurze Wege. Alles andere heben Sie sich für später auf, wenn Sie Rückenwind haben.
Stellen Sie sich vor, die Automatisierung macht einen Fehler und niemand merkt es zwei Wochen lang. Was ist dann kaputt?
Bei einer internen Übersicht: nichts Ernstes, man korrigiert sie. Bei automatisch verschickten Kundenmails: Ihr Ruf. Bei automatisch ausgelösten Bestellungen: Geld.
Für den Einstieg suchen Sie sich etwas, bei dem der Schaden im Fehlerfall gering und leicht rückgängig zu machen ist. Das senkt nicht nur das Risiko, es senkt auch den Widerstand. Menschen stimmen einem Versuch viel eher zu, wenn klar ist, dass ein Fehler nichts zerstört.
In der Regel zwei bis drei Ideen. Meistens sind es unspektakuläre: Daten von A nach B übertragen, wiederkehrende Dokumente erzeugen, eingehende Anfragen vorsortieren, eine Übersicht automatisch aktualisieren.
Das enttäuscht manchmal. Auf der Liste standen vorher interessantere Dinge. Aber ein unspektakuläres Projekt, das nach acht Wochen läuft und jede Woche Zeit spart, verändert die Haltung im Betrieb mehr als ein ambitioniertes, das nach einem Jahr immer noch im Test ist.
Bei einem Kunden war das erste Projekt die automatische Erstellung der wöchentlichen Produktionsübersicht. Vorher hat eine Person jeden Montagmorgen zweieinhalb Stunden Zahlen aus drei Systemen zusammengetragen. Jetzt liegt die Übersicht um sieben Uhr im Postfach. Das ist keine Geschichte, die man auf einer Konferenz erzählt. Aber sie hat dazu geführt, dass drei Wochen später vier weitere Abteilungen mit eigenen Vorschlägen kamen.
Die 17 Ideen, die übrig bleiben, kommen auf eine Liste mit Datum und Namen des Einreichers. Nicht in den Papierkorb.
Zwei Gründe. Erstens verändert sich die Bewertung: Eine Idee, die heute an fehlenden Daten scheitert, kann in einem halben Jahr machbar sein, weil ein anderes Projekt die Daten nebenbei aufgeräumt hat. Zweitens, und das ist mir wichtiger: Wenn Leute merken, dass ihre Vorschläge verschwinden, kommen keine mehr. Die Liste ist der Beleg dafür, dass zugehört wurde.
Gehen Sie sie einmal im Quartal durch. Das dauert zwanzig Minuten und ersetzt die große Strategiediskussion, die ohnehin niemand führen will.
Wie ein erstes Projekt zeitlich abläuft, habe ich unter KI-Pilotprojekt in vier Wochen beschrieben. Eine Sammlung typischer kleiner Kandidaten steht unter KI Quick Wins. Und wenn Sie die Ideensammlung im Team machen wollen, statt sie allein zu erstellen, ist das genau der Zweck meiner Workshops.
KI Bild generiert von Gemini
Die Lizenz steht im Angebot und ist meistens der kleinste Posten. Vier weitere Kostenblöcke tauchen erst auf, wenn das Projekt schon läuft. Eine ehrliche Aufstellung aus abgeschlossenen Projekten.
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Vier Werkzeuge, die dasselbe können, drei davon ungenutzt, und niemand kündigt, weil das wie ein Eingeständnis wirken würde. Wie Sie in einer Stunde aufräumen, ohne jemandem auf die Füße zu treten.
