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„Was kostet so etwas denn?“ Diese Frage kommt in fast jedem Erstgespräch. Früher habe ich darauf vor allem mit Lizenzkosten und dem Aufwand für die Umsetzung geantwortet.
Das war zu kurz gedacht. Für eine brauchbare Kalkulation muss auch die Zeit berücksichtigt werden, die im Unternehmen anfällt. Jemand bereitet Daten vor, prüft Ergebnisse und kümmert sich darum, wenn ein Ablauf stehen bleibt. Diese Arbeit steht nicht unbedingt im Angebot des Dienstleisters. Bezahlt wird sie trotzdem.
Die Softwarekosten lassen sich meist schnell ermitteln. Schwieriger ist die Frage, wie sie sich mit der Nutzung entwickeln.
Ein Assistent kann pro Nutzer abgerechnet werden, eine Automatisierungsplattform nach ausgeführten Schritten. Dazu können verbrauchsabhängige Kosten für das eingesetzte Sprachmodell kommen. Ein einzelner Vorgang kann mehrere solcher Aufrufe auslösen.
Für die Kalkulation würde ich deshalb festhalten:
Rechnen Sie neben dem normalen Monat auch einen Monat mit hoher Auslastung durch. Wo der Anbieter es unterstützt, helfen Ausgabenlimits und Benachrichtigungen. Eine Warnung allein stoppt den Verbrauch allerdings noch nicht.
Bevor ein Ablauf zuverlässig mit Unternehmensdaten arbeiten kann, müssen die benötigten Angaben verfügbar und eindeutig sein.
Das kann bedeuten, doppelte Kundeneinträge zusammenzuführen, Artikelbezeichnungen abzugleichen oder fehlende Pflichtfelder zu ergänzen. Manchmal fällt erst dabei auf, dass verschiedene Abteilungen dieselbe Information unterschiedlich pflegen.
In Projekten, die ich begleitet habe, reichte diese Vorarbeit von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen interner Arbeitszeit. Diese Spanne eignet sich kaum als pauschaler Planwert. Sie zeigt aber, warum ein Blick in die tatsächlichen Daten vor dem Angebot sinnvoll ist.
Für eine erste Einschätzung würde ich eine repräsentative Auswahl durchgehen. Dabei sollten auch die Datensätze vorkommen, die heute schon Rückfragen verursachen.
Mehr dazu steht im Beitrag über Stammdaten in KI Projekten.
Einen ersten funktionierenden Ablauf zu bauen, ist nur ein Teil der Umsetzung. Anschließend muss geprüft werden, ob er mit den Fällen zurechtkommt, die im Tagesgeschäft auftreten.
Was passiert, wenn eine Angabe fehlt? Wenn ein System nicht erreichbar ist? Oder wenn derselbe Vorgang versehentlich zweimal gestartet wird?
Solche Fragen gehören in die Planung. Ebenso die Anbindung bestehender Systeme, die Einrichtung der Zugriffsrechte und die Abnahme durch die Fachabteilung.
Ein Angebot sollte erkennen lassen, welche Tests, Korrekturen und Übergabeleistungen enthalten sind. Sonst vergleichen Sie womöglich einen schnellen Prototyp mit einem Ablauf, der bereits für den produktiven Betrieb vorbereitet wird.
Mit dem Versand der Zugangsdaten ist die Einführung nicht erledigt. Die Mitarbeiter müssen wissen, bei welchen Aufgaben sie das Werkzeug einsetzen sollen, was sie prüfen müssen und an wen sie sich bei Problemen wenden können.
Ich würde die Einführung an konkreten Aufgaben aus dem Arbeitsalltag aufbauen. Dazu gehören eine kurze Anleitung und eine spätere Rückfrage: Was funktioniert? Wo wird weiter von Hand gearbeitet? Welche Ergebnisse sind unbrauchbar?
Die Zeit der Teilnehmer gehört ebenfalls in die Kalkulation. Ein zweistündiger Termin mit acht Personen bindet bereits 16 Arbeitsstunden, bevor Vorbereitung und Durchführung berücksichtigt sind.
Hilfreich ist eine feste Ansprechperson im Haus, bei der auch einfache Fragen gut aufgehoben sind. Dafür braucht diese Person selbst Zeit und ausreichende Kenntnisse.
Warum bezahlte Werkzeuge trotzdem ungenutzt bleiben, beschreibe ich unter KI Abos, die niemand nutzt.
Auch ein stabiler Ablauf braucht Betreuung. Schnittstellen können sich ändern, Berechtigungen auslaufen oder neue Dokumentformate auftauchen. Fehler müssen auffallen, bevor jemand mit einem falschen Ergebnis weiterarbeitet.
Wie viel Aufwand dafür anfällt, hängt von der Zahl der Abläufe, ihren Abhängigkeiten und den Folgen eines Ausfalls ab. Einen festen monatlichen Zeitbedarf würde ich erst nach einem Blick auf diese Bedingungen ansetzen.
In die Planung gehören jedenfalls die Kontrolle fehlgeschlagener Vorgänge und die Pflege der Anbindungen. Außerdem muss klar sein, wer Änderungen testen und freigeben darf.
Die Frage nach der Vertretung würde ich vor dem Start klären: Kann jemand anderes den Ablauf übernehmen, wenn die verantwortliche Person ausfällt?
Eine verständliche Dokumentation hilft dabei. Sie sollte durch geregelte Zugänge und eine tatsächliche Übergabe ergänzt werden.
Die Bestellung ohne Bestellnummer oder der Kunde mit einer besonderen Vereinbarung kann mehr Aufwand verursachen als viele gewöhnliche Vorgänge zusammen.
Deshalb würde ich früh festlegen, welche Fälle automatisch durchlaufen sollen und welche zur manuellen Bearbeitung weitergegeben werden. Für diese Ausnahmen braucht es einen sichtbaren Eingang und eine zuständige Person.
Ob sich die zusätzliche Automatisierung lohnt, lässt sich dann konkret beurteilen: Wie häufig tritt der Fall auf? Wie lange dauert seine Bearbeitung? Was kostet es, ihn zuverlässig abzubilden und anschließend zu betreuen?
Eine hohe Automatisierungsquote allein ist kein ausreichendes Projektziel. Relevant ist, wie viel Arbeit nach Abzug von Kontrolle, Fehlerbehebung und Pflege tatsächlich entfällt.
Bei einem Projekt zur automatischen Erstellung von Angebotsdokumenten hatte der Betrieb 60 Mitarbeiter, davon acht im Vertrieb. Im ersten Jahr fielen folgende Aufwände an:
Die Tabelle zeigt zunächst den Ressourcenbedarf. Für eine Gesamtsumme müssen die Personentage noch mit den jeweiligen Kostensätzen bewertet werden. Auch muss klar sein, welche Leistungen bereits in anderen Positionen enthalten sind, damit nichts doppelt gerechnet wird.
Nach vier Monaten wurde eine Zeitersparnis von gut sechs Stunden pro Woche im Vertrieb ermittelt. Für die Wirtschaftlichkeitsrechnung ist entscheidend, ob diese Angabe für das gesamte Team oder je Person gilt und ob die laufende Nacharbeit bereits abgezogen wurde.
Eine konkrete Amortisationsdauer lässt sich aus diesen Angaben allein noch nicht ableiten.
Hinzu kommt die Frage, wie die gewonnene Zeit genutzt wird. Wenn der Vertrieb dadurch Angebote schneller verschickt, kann das wertvoll sein. Eine entsprechende Senkung der Personalausgaben entsteht daraus aber nicht automatisch.
Darauf gehe ich im Beitrag Der ehrliche ROI von KI näher ein.
Bei überschaubaren internen Anwendungen kann es sinnvoll sein, Mitarbeiter für kleinere Anpassungen und eigene Werkzeuge zu qualifizieren. Besonders dann, wenn sie den fachlichen Ablauf gut kennen und regelmäßig weiterentwickeln müssen.
Dadurch kann externer Aufwand sinken. Gleichzeitig entstehen intern Kosten für Schulung, Umsetzung und Betreuung. Auch selbst gebaute Anwendungen brauchen angemessene Tests und eine geregelte Übergabe.
Beispiele für solche Anwendungen finden Sie beim Urlaubsantragsplaner und beim digitalen Wartungsprotokoll.
Für das nächste Projekt entsteht dabei eine bessere Entscheidungsgrundlage: Das Team kann genauer einschätzen, welche Änderungen einfach sind und wo zusätzliche Unterstützung gebraucht wird.
Wenn Sie die Kosten eines konkreten Vorhabens einschätzen möchten, können wir den bisherigen Ablauf und die geplante Lösung gemeinsam durchrechnen. Dabei berücksichtigen wir auch die interne Arbeitszeit und den laufenden Betrieb. Wenn der erwartete Nutzen den Aufwand nicht rechtfertigt, gehört das genauso zum Ergebnis.
Sie erreichen mich über die Kontaktseite.
Bild mit Gemini erstellt.
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